Jak Wyszczuplić procesy usługowe i administracyjne? Zobacz także szczególowy program warsztatów symulacyjnych Lean Admin Game

     „Administracja to nie produkcja!” – mówią Ci „białe kołnierzyki” ilekroć  próbujesz „lean-ować” pracę biurową. „5S u nas? Będziemy teraz robić pola odkładcze na ołówki i standaryzować podejmowanie decyzji?”. I na tym zwykle kończą się próby „odchudzania” procesów administracyjnych i usługowych. Z jednej strony mają rację – usługi i administracja to nie to samo, co produkcja. Na przykład trudno by było „magazynować” gotowe usługi w Magazynie Wyrobów Gotowych; wahania oczekiwań klientów bywają większe; różnorodność podejmowanych decyzji wydaje się być nieograniczona… a jednak.

Jak wyszczuplić administrację?

    Dłużej nie dało się „Lean-ować” tylko produkcji. Jeśli cała organizacja nie jest zoptymalizowana to perfekcyjna nawet doskonałość produkcji niewiele da. To znaczy da tylko satysfakcję, że ponad 90% strat powstaje poza produkcją. Mamy jednak dla Ciebie dobrą wiadomość: Świat przejrzał na oczy i Lean właśnie teraz wkracza w usługi!  Szpitale, działalność publiczna, stacje obsługi samochodów, call center, księgowość, hotele, działalność firm prawniczych, zarządzanie projektami wszelkie administracyjne procesy firm produkcyjnych, szkoły  to tylko niektóre miejsca gdzie możliwe jest wyrzucenie strat i ułożenie procesu w najbardziej efektywny sposób i to jak zwykle w Lean-ie dzięki pomysłom i zmianom, w których uczestniczą wszyscy pracownicy.  
    Aby wejście Twoich pracowników w świat Lean Office przebiegało gładko a nawet ekscytująco; skorzystaj z propozycji nauki poprzez zabawę. Proponujemy Ci zorganizowanie pasjonującej gry symulacyjnej Lean Admin Game.  Twoi pracownicy wcielą się w role pań… a może i panów z administracji uczelni wyszczuplą pozornie złożony i pełen wahań proces rekrutacji studentów. Sam się zdziwisz jak bardzo można to standaryzować i balansować.

    Cele Lean Admin Game:
     •    Uczestnicy szybko przyjmą pozytywną postawę  wobec  „szczupłego” prowadzenia spraw administracyjnych w swoich przedsiębiorstwach
     •    Gracze nauczą się znajdować przyczyny strat i eliminować straty w procesie usługowym
     •    Szkoleni wzbogacą się o podstawowe umiejętności w zakresie optymalizacji procesów administracyjnych

    A teraz szczegółowo. Uczestnicy poznają od podszewki:
Organizowanie pracy według przepływu a nie zadań • One-piece flow  w środowisku biurowym • Prawdziwe i fałszywe potrzeby klientów • Znaczenie spojrzenia na cały proces "od drzwi do drzwi" • Tworzenie ciągłego przepływu  • Znaczenie wyrównywania obciążenia pracowników administracji i usług • Sposoby na integrację informacji • zastosowanie zasad 5S w środowisku administracyjnym • Korzyści z przeniesienia ośrodka podejmowania decyzji do miejsca, w którym wykonuje się zadanie • Zasady kontroli poprawności przebiegu procesu  •  podstawowe zasady efektywnego gospodarowania czasem • sposoby i narzędzia rozwiązywania problemów. Jeśli chcesz zobaczyć cały program klknij tu .

    Informacje techniczne:
Czas trwania warsztatów: 1 do 2 dni x 8 godzin (z przerwami na posiłek)
Ilość uczestników:  od 8 do 20 osób (idealna grupa to ok. 10-12 osób)
Uczestnicy szkolenia:
•    Kadra managerska zarządzająca firm usługowych i obszarów administracyjnych w zakładach produkcyjnych
•    Koordynatorzy i liderzy Lean Management ; managerowie procesów
•    Pracownicy firm usługowych i działów administracyjnych zaangażowani w doskonalenie procesu.

    Pudełkowa wersja Lean Admin Game
Informacje o grze
    Korzenie Lean Admin Game – podobnie jak większości tego typu gier –  sięgają  gry i filmu video Hewlett Packards ”Stockless Production” z 1983 roku. Przystosowaniem jej do procesów administracyjnych zajął się Joakim Hillberg  z Chalmers University of Technology . To jeden z najlepszych europejskich specjalistów  doskonalących gry symulacyjne.  Joakim Hillberg przygotowywany był wcześniej do tego typu zadań w Toyota JMAC & Shingijutsu. Prócz Lean Admin Office, przygotowywał: Lean Game (dostępna także na rynku polskim); Supply Chain, Lean Knowledge Builde i Lean Development. Lean Admin Game testowana była poprzez specjalistyczną firmę szkoleniową  Revere w Szwecji; następnie po kolejnych poprawkach i udoskonaleniach trafia do innych krajów w tym, poprzez Polskie Centrum Produktywności Sp. z o.o. do Polski.
     Oferujemy firmom i uczelniom zakup pudełkowej wersji gry symulacyjnej procesu administracyjnego do użytku wewnętrznego. 1 egzemplarz materiałów do gry wraz z instrukcją + szkolenie dla trenerów wewnętrznych firmy z uzyskaniem licencji trenera Lean Admin Office  (liczba trenerów do przeszkolenia - 2 do 12 osób) w kwocie: 10 000zł - 4 dni szkolenia, 2 specjalistów ze strony Polskiego Centrum Produktywności Sp. z o.o.
    Uzyskanie licencji przez trenerów wewnętrznych firmy jest podstawą do nabycia uprawnień zakupu i samodzielnego korzystania z oferowanej przez PCP pudełkowej wersji Lean Admin Office. Więcej informacji poniżej.
 
    Lean Admin Game – wszystko w jednym pudełku.

Lean Admin Game - warsztaty

    Jak przebiega gra? Podstawowa wersja gry ma 3 rundy trwające po 15 minut. Bierze w niej udział 7 do 15 osób. Po każdej rundzie następuje zliczenie wyniku i dyskusja o tym co jest ok. a co nie ok. i w jaki sposób można proces usprawnić. Gra może trwać 3 godziny ale może też wraz ze szkoleniem z Lean Office trwać 2 dni. „Biuro rekrutacyjne uniwersytetu” ma początkowo bezładnie rozrzucony layout i mało racjonalnie zaplanowane obciążenie pracowników a klienci/ kandydaci co mniej więcej 2 minuty przysyłą pakiet podań o przyjęcie na jeden z kierunków. Zadaniem uczestników jest bezbłędnie podjąć decyzje, szybko zawiadomić o tym kandydata i pobrać opłatę za studia. Zwykle pierwsza runda jest katastrofą ale uczestnicy mają masę pomysłów na zmianę stanu rzeczy. Pod koniec gry zostaje ok 2 pracowników a mino to uniwersytet świetnie radzi sobie z szybkością odpowiedzi i brakiem pomyłek.  Nie trzeba dodawać, że dobrze poukładania praca znacznie mniej kosztuje.

     W ramach walizkowego Pakietu Lean Admin Game zainteresowani otrzymają:
•    Grę – laminowane plansze ze stanowiskami i wyposażeniem, specjalny stoper, indywidualne instrukcje z rolami dla grających, materiał do obróbki (laminowane podania kandydatów na studentów i formularze wyników rekrutacji); materiały biurowe (spinacze, koperty, nożyczki) arkusz kalkulacyjny do zliczania wyników (Excel), pudełko na grę.
•    Szczegółową instrukcję po polsku dla prowadzącego.
•    Prezentację dla prowadzącego (Power Point).
•    Prezentację dla uczestników (Power Point).
•    Szkolenie w wykonaniu konsultantów PCP Sp. z o.o. (2 dni szkolenia + 2 dni superwizji szkolenia prowadzonego przez licencjobiorcę).
•    Licencję na nieograniczoną ilość wykorzystania gry Lean Admin Office w firmie/ uczelni kupującej licencję.

    Czas oczekiwania na grę - ok 2 tygodni. Dla tych, którzy zakupią pakiet, możliwe jest też dokupienie kolejnej samej gry bez szkolenia. Więcej szczegółów: Adres poczty elektronicznej jest chroniony przed robotami spamującymi. W przeglądarce musi być włączona obsługa JavaScript, żeby go zobaczyć. .